Pre deljenja: proverite sadržaj i primaoca
Prvo utvrdite da li dokument sme da napusti organizaciju i da li sadrži više podataka nego što je primaocu potrebno. Proverite punu adresu ili nalog primaoca; automatsko dopunjavanje može izabrati osobu sličnog imena.
Za poverljiv sadržaj izbegavajte opciju „svako ko ima link”. Pristup vežite za imenovan nalog i, kada servis to omogućava, zahtevajte prijavu i dodatnu autentifikaciju.
Dodelite najmanje potrebno pravo
Razdvojite tri odluke:
- Ko pristupa? Jedna osoba, definisana grupa ili cela organizacija.
- Šta može da uradi? Pregled, komentar, izmena, preuzimanje ili dalje deljenje.
- Koliko dugo? Do datuma, završetka zadatka ili dok vlasnik ručno ne opozove pristup.
Ako je dovoljno čitanje, ne dajte pravo izmene. Ako saradnja ima rok, postavite datum isteka ili zabeležite obavezu uklanjanja pristupa.
Link nije isto što i kontrola
Javni link je jednostavan, ali otežava proveru ko ga je koristio. Može završiti u prosleđenoj poruci, istoriji razgovora ili starom projektnom dokumentu. Za osetljive podatke deljenje imenovanog pristupa omogućava bolju evidenciju i opoziv.
Ne unosite lozinku za servis u oblaku na stranici otvorenoj iz neočekivane poruke. Saradnički pozivi su čest mamac za krađu naloga; dokument otvorite preko zvanične aplikacije ili poznate adrese servisa.
Pregledajte pristup tokom saradnje
- Periodično proverite listu ljudi i grupa sa pristupom.
- Uklonite osobe koje više ne rade na zadatku.
- Proverite da li primalac sme da prosleđuje ili preuzima sadržaj.
- Izbegavajte deljenje preko zajedničkih ili privatnih naloga kada postoji poslovni nalog.
- Vlasništvo nad važnim dokumentom držite na nalogu organizacije, ne na nalogu pojedinca koji može otići.
Ako je dokument podeljen pogrešno
- Odmah uklonite pogrešnog primaoca ili isključite javni link.
- Sačuvajte podatke o dokumentu, primaocu, vremenu deljenja i dostupnim zapisima pristupa.
- Obavestite vlasnika podataka, nadređenog ili bezbednosni tim prema pravilima organizacije.
- Ne pretpostavljajte da opoziv briše već preuzetu kopiju.
- Procena incidenta treba da uzme u obzir vrstu podataka, stvarni pristup i mogućnost daljeg deljenja.